Sua empresa atende vários contratos de manutenção, e você sabe quanto cada um fatura. Para saber qual dá lucro, falta o custo de cada um. O centro de custo separa o gasto por contrato, por cliente ou por equipe, e você compara esse custo com o faturamento.
O que é centro de custo
Centro de custo é uma etiqueta que você coloca em cada gasto e em cada receita para dizer a quem ele pertence: um contrato, um cliente, uma equipe, uma filial ou um departamento.
O gasto continua com a sua conta normal, como “Combustível” ou “Peças”. O centro de custo acrescenta a segunda informação: para quem foi.
Com essa etiqueta, você consegue somar tudo o que gastou num contrato e comparar com o que ele faturou. Sem ela, o gasto fica misturado no total da empresa.
Centro de custo e plano de contas: qual a diferença
O plano de contas responde o que é o gasto. O centro de custo responde para quem ou onde foi o gasto.
| Pergunta | Plano de contas | Centro de custo |
|---|---|---|
| Responde | O que é esse gasto? | Para quem ou onde foi? |
| Exemplos | Combustível, peças, salário do técnico | Contrato Indústria Alfa, Equipe Norte |
| Alimenta | DRE e fluxo de caixa | Resultado por contrato, cliente ou equipe |
Os dois trabalham juntos. Exemplo fictício: um abastecimento de R$ 300 vai para a conta “Combustível” e para o centro de custo do contrato que a equipe estava atendendo.
O erro mais comum é tentar resolver o centro de custo dentro do plano de contas. Você cria uma conta “Combustível Alfa”, outra “Combustível Beta”, e o plano dobra de tamanho a cada contrato novo. O DRE vira uma lista longa e você perde o total de combustível da empresa.
Como usar centro de custo por contrato ou por cliente
Numa empresa de manutenção, a forma mais útil de organizar os centros de custo costuma ser por contrato. É no contrato que você negocia preço, e é ele que você renova ou deixa de renovar.
Por contrato. Cada contrato de manutenção vira um centro de custo. Os chamados avulsos podem ficar num centro “Avulsos”. Você vê a margem de cada contrato.
Por cliente. Útil quando o mesmo cliente tem vários contratos ou unidades. Pode ser o nível de cima, com os contratos abaixo.
Por equipe ou região. Útil quando cada equipe atende uma área. Mostra se uma equipe gasta mais em deslocamento que a outra.
Os centros também podem formar uma árvore: Cliente Indústria Alfa no topo, com Contrato Unidade 1 e Contrato Unidade 2 abaixo. O relatório soma os de baixo no de cima. Não passe de três níveis, ou ninguém vai saber em qual etiquetar.
O que etiquetar:
- Peças e material aplicados no contrato.
- Horas e deslocamento da equipe.
- Serviços de terceiros contratados para aquele cliente.
- A receita do contrato, para comparar com o custo.
Gastos que não pertencem a contrato nenhum, como o aluguel do escritório, podem ficar sem centro de custo ou num centro “Administrativo”. Você não precisa dividir todo gasto.
O que é rateio de centro de custo
Rateio é dividir um gasto entre dois ou mais centros de custo quando ele serviu a mais de um.
Acontece toda hora numa empresa de manutenção. Uma compra de filtros abastece dois contratos. O técnico atende dois clientes no mesmo dia e o combustível serviu aos dois. O veículo da equipe roda para todos.
Para ratear, você precisa de um critério. Os mais usados numa empresa de serviço são:
- Quantidade de equipamentos atendidos em cada contrato.
- Horas técnicas gastas em cada contrato no período.
- Número de visitas feitas em cada cliente.
- Receita de cada contrato.
Escolha o critério que mais se parece com o consumo real. Filtro e lubrificante acompanham o número de equipamentos. Combustível acompanha visitas ou quilômetros. Receita é o critério mais fácil e quase sempre o menos fiel.
A soma do rateio tem de dar exatamente o valor do gasto. No exemplo fictício abaixo, a compra é de R$ 4.800, e os pedaços somam R$ 4.800.
Exemplo de rateio entre dois contratos de manutenção
Os números abaixo são de um exemplo fictício.
Uma empresa de manutenção industrial compra R$ 4.800 em filtros e lubrificantes para as preventivas do mês. A compra atende dois contratos: Indústria Alfa, com 12 equipamentos, e Indústria Beta, com 8 equipamentos. Alfa paga R$ 9.000 por mês e Beta paga R$ 11.000.
Rateio pelo número de equipamentos:
| Centro de custo | Equipamentos | Percentual | Valor rateado |
|---|---|---|---|
| Contrato Indústria Alfa | 12 | 60% | R$ 2.880 |
| Contrato Indústria Beta | 8 | 40% | R$ 1.920 |
| Total | 20 | 100% | R$ 4.800 |
A mesma compra rateada pela receita:
| Centro de custo | Receita do mês | Percentual | Valor rateado |
|---|---|---|---|
| Contrato Indústria Alfa | R$ 9.000 | 45% | R$ 2.160 |
| Contrato Indústria Beta | R$ 11.000 | 55% | R$ 2.640 |
| Total | R$ 20.000 | 100% | R$ 4.800 |
A compra e o total são os mesmos nas duas tabelas. Pela receita, Alfa recebe R$ 720 a menos de custo do que consome de fato. Ele parece mais rentável do que é, e Beta parece pior. Se o dono decidir o reajuste olhando esse número, pode deixar de corrigir o contrato que dá menos margem.
Como os filtros vão para os equipamentos, o critério certo nesse caso é o número de equipamentos. Para o combustível da mesma semana, o critério poderia ser outro.
Erros comuns com centro de custo
- Centro de custo demais. Quando a equipe não sabe em qual etiquetar, deixa o gasto sem etiqueta.
- Etiquetar só o custo e esquecer a receita. Sem a receita do contrato, você sabe quanto ele custa e não sabe se dá lucro.
- Ratear tudo. O aluguel do escritório dividido entre contratos esconde a margem de cada um atrás de um número arbitrário.
- Mudar o critério todo mês. O resultado do contrato passa a variar por causa do critério.
Se cada contrato dá margem e mesmo assim o caixa aperta, a explicação costuma estar no prazo de recebimento. Veja por que a empresa fatura bem e não sobra dinheiro.
Centro de custo no Bento
No Bento ERP, os centros de custo ficam ao lado do plano de contas e aceitam rateio: você divide um lançamento entre vários centros, e a soma tem de bater com o valor total.
O pedido de compra aceita rateio por centro de custo, então você pode lançar a compra de filtros do exemplo já dividida entre os dois contratos. A ordem de serviço guarda os itens e os custos. Quando você conclui a OS, ela mostra a receita, os custos e a margem daquela OS.