Você quer saber quanto gastou com combustível da equipe no trimestre e descobre que alguém lançou metade em “despesas gerais” e a outra metade em “veículos”.
Isso acontece quando a empresa não tem plano de contas, ou quando ninguém definiu em qual conta o combustível entra.
O que é plano de contas
Plano de contas é a lista organizada das categorias em que a empresa classifica cada receita e cada gasto. Ele responde a uma pergunta simples para cada lançamento: o que é isso?
Aluguel, salário do técnico, venda de peça, tarifa bancária. Cada um tem a sua conta. Quando todo lançamento cai numa conta, a empresa consegue somar, comparar e montar a DRE e o fluxo de caixa sem refazer nada à mão.
O plano de contas contábil, o que o contador usa, também inclui ativo, passivo e patrimônio. Este post trata do plano de contas gerencial: as contas de receita, custo e despesa que o dono usa para decidir.
Grupos e níveis do plano de contas
O plano de contas é uma árvore. No topo ficam os grupos. Abaixo deles, as contas onde você lança.
Grupo (nível 1). Junta contas da mesma natureza: Receitas, Deduções, Custos, Despesas operacionais, Resultado financeiro.
Subgrupo (nível 2), quando precisar. Separa dentro do grupo. Em Despesas operacionais, por exemplo, você pode ter Pessoal administrativo e Estrutura.
Conta analítica (último nível). É onde o lançamento acontece: “Aluguel”, “Combustível da equipe”, “Receita de contratos”.
Duas regras evitam bagunça. A primeira: só se lança na conta do último nível, e o grupo serve para somar. A segunda: três níveis bastam para uma empresa de serviço. Com mais que isso, o relatório vira uma lista longa demais para ler.
O código de cada conta mostra onde ela está na árvore. A conta 4.2 é a segunda conta do grupo 4. Isso ajuda a ordenar o relatório e a achar a conta rápido no lançamento.
Como cada conta aparece no DRE e no fluxo de caixa
Cada conta do plano precisa estar ligada a uma linha do DRE e a uma atividade do fluxo de caixa.
A linha do DRE é uma destas: receita bruta, dedução, custo, despesa operacional, resultado financeiro ou imposto sobre o lucro. Com ela, o DRE mostra o lucro bruto e o resultado sem você reclassificar nada.
A atividade do fluxo de caixa (DFC) é uma destas:
- Operacional: o dinheiro do dia a dia, como receber de cliente, pagar fornecedor, salário e imposto.
- Investimento: compra e venda de ferramenta, veículo e equipamento.
- Financiamento: entrada e pagamento de empréstimo, aporte e retirada dos sócios.
Algumas contas aparecem no fluxo de caixa e ficam fora do DRE. A compra de um equipamento sai do caixa e vira patrimônio, por isso fica fora das despesas do mês. O pagamento do principal de um empréstimo também. Só os juros vão para o DRE. Na contabilidade, o equipamento costuma entrar no DRE aos poucos, pela depreciação, e vale conferir com o contador como ele trata cada compra.
Por isso a conta “Compra de ferramentas” não pode estar dentro de “Despesas operacionais”. Se estiver, o mês da compra parece um prejuízo que não existiu.
Modelo de plano de contas para empresa de serviço e manutenção
O modelo abaixo serve de ponto de partida para uma empresa que vende serviço e peça, com equipe na rua e clientes com contrato.
Adapte os nomes à sua operação e confirme com o seu contador a classificação dos impostos, que muda conforme o regime tributário, e a das compras de ferramenta e equipamento.
| Código | Conta | Grupo | Onde aparece no DRE | Onde aparece no DFC |
|---|---|---|---|---|
| 1.1 | Receita de contratos de manutenção | Receitas | Receita bruta | Operacional |
| 1.2 | Receita de serviços avulsos e chamados | Receitas | Receita bruta | Operacional |
| 1.3 | Venda de peças | Receitas | Receita bruta | Operacional |
| 2.1 | Impostos sobre serviço | Deduções | Deduções | Operacional |
| 2.2 | Impostos sobre venda de peças | Deduções | Deduções | Operacional |
| 2.3 | Devoluções e cancelamentos | Deduções | Deduções | Operacional |
| 3.1 | Custo das peças vendidas (CMV) | Custos | Custos | Operacional |
| 3.2 | Salários e encargos dos técnicos | Custos | Custos | Operacional |
| 3.3 | Combustível, pedágio e deslocamento | Custos | Custos | Operacional |
| 3.4 | Material de consumo aplicado no cliente | Custos | Custos | Operacional |
| 3.5 | Serviços de terceiros na obra | Custos | Custos | Operacional |
| 4.1 | Salários e encargos do escritório | Despesas operacionais | Despesas operacionais | Operacional |
| 4.2 | Aluguel e condomínio | Despesas operacionais | Despesas operacionais | Operacional |
| 4.3 | Energia, água e telefone | Despesas operacionais | Despesas operacionais | Operacional |
| 4.4 | Contador e serviços administrativos | Despesas operacionais | Despesas operacionais | Operacional |
| 4.5 | Sistemas e software | Despesas operacionais | Despesas operacionais | Operacional |
| 4.6 | Marketing e comercial | Despesas operacionais | Despesas operacionais | Operacional |
| 5.1 | Rendimentos de aplicação | Resultado financeiro | Resultado financeiro | Operacional |
| 5.2 | Tarifas bancárias | Resultado financeiro | Resultado financeiro | Operacional |
| 5.3 | Juros de empréstimo | Resultado financeiro | Resultado financeiro | Financiamento |
| 6.1 | Impostos sobre o lucro | Impostos | Impostos sobre o lucro | Operacional |
| 7.1 | Compra de ferramentas e equipamentos | Investimentos | Fica fora do DRE | Investimento |
| 7.2 | Compra de veículos | Investimentos | Fica fora do DRE | Investimento |
| 8.1 | Entrada de empréstimo | Financiamentos | Fica fora do DRE | Financiamento |
| 8.2 | Pagamento do principal de empréstimo | Financiamentos | Fica fora do DRE | Financiamento |
| 8.3 | Retirada dos sócios | Financiamentos | Fica fora do DRE | Financiamento |
Contrato separado de chamado avulso. As duas receitas se comportam de forma diferente: o contrato é recorrente e previsível, e o chamado depende do mês. Com as duas separadas, você vê se a empresa vive do contrato ou do improviso.
Salário do técnico em custos. O técnico entrega o serviço, então o salário dele é custo do que você vende. O salário do escritório é despesa. Se os dois ficam juntos, você perde o lucro bruto do serviço.
Juros em financiamento. Algumas empresas classificam juros pagos como operacionais no fluxo de caixa, e as duas formas são usadas. Escolha uma com o contador e mantenha.
Como montar o plano de contas da sua empresa
- Comece pelo relatório. Pense nas perguntas que você quer responder: quanto ganho em peça, quanto gasto com deslocamento, quanto custa o escritório. Cada pergunta vira uma conta.
- Use os grupos do DRE como nível 1. Receitas, deduções, custos, despesas e resultado financeiro. Mais os grupos que ficam fora do DRE: investimentos e financiamentos.
- Crie poucas contas. Uma conta que recebe um lançamento por ano não precisa existir. Junte numa conta parecida.
- Dê a cada conta a sua linha do DRE e a sua atividade do DFC. Faça isso ao criar a conta.
- Escreva uma regra para os casos duvidosos. “Peça usada na garantia vai para 3.4.” Quem lança segue a regra, e o relatório fica igual todo mês.
- Revise depois de três meses. Veja quais contas ficaram vazias e quais viraram depósito de tudo.
Erros comuns no plano de contas
- A conta “Outros” ou “Despesas gerais”. Ela cresce até virar a maior linha do DRE e ninguém sabe o que tem dentro.
- Conta por fornecedor. Uma conta “Posto do Zé” repete o que o lançamento já diz. Lance em Combustível, com o fornecedor no lançamento.
- Conta por cliente ou contrato. Para separar por cliente, use centro de custo. O plano de contas diz o que é o gasto, o centro de custo diz para quem.
- Mudar o plano todo ano. A comparação entre anos se perde.
Plano de contas no Bento
No Bento ERP, cada conta do plano de contas tem a sua categoria de DRE e de DFC. As contas de grupo somam as contas abaixo delas, e os relatórios respeitam essa árvore.
Com o plano montado, o DRE sai por regime de caixa ou de competência, com análise vertical, e o fluxo de caixa sai diário e mensal. Os centros de custo, com rateio, ficam ao lado do plano de contas para separar o resultado por contrato.
Cada conta a pagar, conta a receber e lançamento recebe uma conta do plano, inclusive as contas a pagar que nascem das notas de compra baixadas da SEFAZ. O relatório do fim do mês sai dessa classificação.
Para conferir se os lançamentos batem com o banco, veja a conciliação bancária.