A empresa fatura bem. A equipe está na rua de segunda a sábado e o contador diz que o mês deu lucro. Mesmo assim, no dia de pagar a folha, a conta está no limite do cheque especial.
O lucro que o contador calcula e o saldo do banco medem coisas diferentes. O fluxo de caixa mostra onde os dois se separam, e o mês de exemplo mais abaixo faz a conta linha por linha.
O que é fluxo de caixa
Fluxo de caixa é o registro de todo dinheiro que entra e sai da conta da empresa, na data em que ele entra ou sai. Ele mostra o saldo de cada dia e responde a pergunta mais prática do financeiro: vai ter dinheiro para pagar o que vence?
O fluxo de caixa tem três partes:
- Entradas: recebimento de contrato, de OS avulsa, de venda de peça, empréstimo e aporte do sócio.
- Saídas: fornecedor de peça, folha, impostos, combustível, aluguel, parcela de financiamento e pró-labore.
- Saldo: o saldo do início, mais as entradas, menos as saídas.
A data que conta é a do dinheiro. O serviço feito hoje e pago daqui a 60 dias entra no fluxo de caixa daqui a 60 dias.
Por que o DRE dá lucro e o caixa fica negativo
O DRE e o fluxo de caixa olham o mesmo mês com regras diferentes.
O regime de competência lança a receita quando o serviço é feito e a despesa quando ela acontece, mesmo que ninguém tenha pagado nada ainda. É o regime que mostra se a operação dá lucro.
O regime de caixa lança a receita quando o dinheiro cai na conta e a despesa quando o dinheiro sai. É o regime do fluxo de caixa.
Numa empresa de serviço, a data do serviço e a data do dinheiro raramente coincidem, por três motivos.
Prazo de recebimento do contrato
O cliente industrial paga em 30, 45 ou 60 dias depois da nota. O serviço de março entra no DRE de março e no caixa de abril ou de maio. Quando a empresa cresce, o problema piora: cada contrato novo aumenta o valor que você está financiando para o cliente.
Peça comprada antes de receber o serviço
Para trocar o redutor do cliente, você compra o redutor antes. O fornecedor quer o pagamento à vista ou em 28 dias. O cliente paga 60 dias depois da entrega. Durante esse intervalo, o seu caixa banca a peça.
Serviço feito que não virou cobrança
O técnico concluiu a OS na terça e avisou pelo WhatsApp, mas a cobrança ficou para depois. Esse serviço aparece como trabalho feito, e o prazo de pagamento dele nem começou a contar.
O mesmo vale para a parcela vencida que ninguém cobrou e para o PIX que caiu sem nome e ficou sem baixa: no papel, o cliente ainda deve.
Exemplo: um mês com lucro e caixa negativo
Os números abaixo são fictícios. Pense numa empresa de manutenção industrial, num mês qualquer. Ela começou o mês com R$ 15.000 no banco.
No mês, faturou R$ 120.000 em serviço e peça. Os clientes pagaram só R$ 10.000 à vista. O resto entra em 30 e 60 dias. O que caiu na conta foram R$ 70.000 de notas dos meses anteriores, mais esses R$ 10.000.
Ela também comprou R$ 14.000 em peças para um contrato que começa no mês seguinte e pagou o imposto apurado no mês anterior.
| Linha (exemplo fictício) | DRE, competência | Fluxo de caixa |
|---|---|---|
| Receita de serviço e peça / Recebimentos | R$ 120.000 | R$ 80.000 |
| Peças e material | R$ 38.000 | R$ 52.000 |
| Folha da equipe técnica | R$ 34.000 | R$ 34.000 |
| Impostos | R$ 10.000 | R$ 9.000 |
| Aluguel, veículos e despesas fixas | R$ 18.000 | R$ 18.000 |
| Resultado do mês | R$ 20.000 de lucro | R$ 33.000 negativo |
| Saldo no banco no fim do mês | R$ 18.000 negativo |
O DRE está certo: a operação deu R$ 20.000 de lucro. O caixa também está certo: a conta fechou R$ 18.000 no vermelho.
A diferença está em dois lugares. Ficaram R$ 110.000 em contas a receber, que só entram nos próximos dois meses. Saíram R$ 14.000 a mais em peças, compradas para um serviço que ainda nem começou.
Quem olha só o DRE vê R$ 20.000 de lucro e só descobre o saldo negativo no dia da folha.
Fluxo de caixa realizado e projetado
O realizado é o que já aconteceu: o extrato organizado por categoria. Ele explica o mês que passou.
O projetado olha para a frente. Ele soma o saldo de hoje com as contas a receber e as contas a pagar das próximas semanas, cada uma na data de vencimento. Ele mostra o dia em que o saldo fica negativo antes desse dia chegar.
No exemplo, a projeção feita no começo do mês já mostrava o problema: a folha caía antes das entradas grandes, e a compra de peças do contrato novo empurrava o saldo para baixo.
Com uma semana de antecedência, o dono podia negociar o prazo com o fornecedor, pedir um sinal ao cliente do contrato novo ou cobrar as parcelas vencidas.
O realizado só serve se bater com o banco. O projetado só serve se as contas a receber e a pagar estiverem em dia. Por isso o fluxo de caixa depende de uma rotina de contas a pagar e receber bem organizada.
O que fazer quando o caixa não acompanha o lucro
- Encurte o prazo do contrato novo. Peça sinal na compra de peça grande ou parcele o recebimento junto com a execução.
- Alinhe compra e recebimento. Negocie com o fornecedor um prazo próximo do prazo que você dá ao cliente.
- Cobre o serviço no dia em que ele termina. Cada dia entre o fim da OS e a cobrança é um dia a mais de prazo para o cliente.
- Cobre o que venceu. Parcela atrasada é dinheiro que já devia estar no caixa.
- Separe o dinheiro de imposto. O imposto do mês sai no mês seguinte, quando você já nem lembra de onde veio esse dinheiro.
Para montar o seu, com as categorias de uma empresa de serviço e um modelo pronto para copiar, veja o passo a passo de como fazer fluxo de caixa.
Como o Bento mostra o fluxo de caixa
No Bento ERP, o fluxo de caixa sai dos lançamentos da empresa, sem planilha paralela.
- O DFC mostra entradas e saídas no modo diário ou mensal, com o saldo de abertura e de fechamento.
- O DRE sai por regime de caixa ou de competência, então você vê os dois lados da tabela acima.
- Cada conta do plano de contas tem uma categoria de DRE e uma de DFC. O lançamento cai no lugar certo nos dois relatórios.
- O extrato chega pelo Open Finance. O Bento casa os lançamentos por valor, data e descrição. Quando a regra não acha o par, a IA sugere um, e você confirma antes da baixa. Veja como funciona a conciliação bancária.
- A Lilu, a IA do Bento, lê o DRE e o fluxo de caixa e escreve o que mudou no período.
Perguntas frequentes
O que é fluxo de caixa? É o registro das entradas e saídas de dinheiro da empresa na data em que acontecem, com o saldo de cada dia. Ele mostra se vai ter dinheiro para pagar o que vence.
Qual a diferença entre fluxo de caixa e DRE? O DRE por competência mostra se a operação dá lucro. O fluxo de caixa usa o regime de caixa e mostra quanto dinheiro existe em cada dia. Uma empresa pode ter lucro no DRE e saldo negativo no banco no mesmo mês.
Por que minha empresa fatura bem e não sobra dinheiro? Na empresa de serviço, os motivos mais comuns são o prazo longo de recebimento dos contratos, a compra de peça antes de o cliente pagar e o serviço feito que demora a virar cobrança. O lucro existe, mas está parado em contas a receber.