Apareceu na SEFAZ uma nota contra o seu CNPJ. Pode ser a peça que o técnico comprou ontem ou uma nota que ninguém da sua empresa pediu. A manifestação do destinatário é como a sua empresa diz à SEFAZ qual das duas é.
O que é manifestação do destinatário
Manifestação do destinatário é o registro, feito pela empresa que recebeu a NF-e, de que ela reconhece ou não a operação descrita na nota. O registro fica gravado na SEFAZ como um evento da própria nota, assinado com o certificado digital da empresa.
Ela vale para a NF-e, a nota de mercadoria. A nota de serviço (NFS-e) segue as regras de cada município.
Para que serve a manifestação
Protege o seu CNPJ. Alguém pode gerar uma nota contra a sua empresa sem você ter comprado nada. Sem manifestação, a nota continua registrada contra o seu CNPJ, e nada na SEFAZ mostra que a sua empresa não fez essa compra.
Libera o XML completo. Antes de qualquer manifestação, a SEFAZ entrega ao destinatário só um resumo da nota. Depois da ciência da operação, o XML completo, com os itens e as duplicatas, fica disponível para download.
Com esse XML, você consegue importar a NF-e da SEFAZ sem pedir o arquivo ao fornecedor.
Dá segurança para os dois lados. O fornecedor sabe que a compra foi reconhecida. Você tem registro do que recebeu e do que recusou.
Os 4 tipos de manifestação do destinatário
Ciência da operação
Diz que a sua empresa sabe que a nota existe, sem dizer ainda se a operação aconteceu. É o primeiro passo e não encerra o assunto.
Use quando a nota aparece e a peça ainda não chegou, ou quando você precisa do XML para conferir. A ciência libera o download do XML completo.
Confirmação da operação
Diz que a operação aconteceu como está na nota: a mercadoria chegou, nas quantidades e valores descritos.
Use depois de conferir a peça. Em regra, depois da confirmação o fornecedor não consegue mais cancelar a nota. Por isso, confirme só o que você já conferiu.
Desconhecimento da operação
Diz que a sua empresa não reconhece a nota: ela não fez essa compra com esse fornecedor.
Use quando a nota não tem nenhuma relação com a sua empresa. Com ele, você se defende do uso indevido do seu CNPJ.
Operação não realizada
Diz que a operação existiu como negociação, mas não aconteceu como está na nota. A compra foi cancelada, a mercadoria foi recusada na entrega ou nunca chegou. Esse tipo pede uma justificativa escrita.
Use quando você conhece o fornecedor e a compra, mas a peça não entrou na empresa.
Qual manifestação usar em cada situação
Casos de uma empresa de manutenção que compra peça para usar nas OS. Os fornecedores são fictícios.
| Situação | Manifestação | Por quê |
|---|---|---|
| A nota dos rolamentos do pedido de compra apareceu na SEFAZ, mas a peça ainda está em trânsito | Ciência da operação | Você conhece a compra, mas ainda não conferiu nada |
| Os rolamentos chegaram e o almoxarifado conferiu quantidade e item | Confirmação da operação | A operação aconteceu como está na nota |
| O técnico comprou uma correia no balcão com o CNPJ da empresa para terminar uma OS | Confirmação da operação, depois de conferir a nota com o técnico | A compra é legítima, só não passou pelo escritório |
| Apareceu uma nota de uma distribuidora de material elétrico com a qual ninguém negociou | Desconhecimento da operação | A sua empresa não tem relação com essa nota |
| O pedido de um motor foi cancelado depois que o fornecedor já tinha gerado a nota | Operação não realizada | A negociação existiu, mas a mercadoria não saiu |
| A peça chegou errada e foi recusada na entrega, voltando com a transportadora | Operação não realizada | A mercadoria não entrou na empresa |
| A peça chegou, mas em quantidade menor do que a nota diz | Fale com o fornecedor antes de manifestar | A solução depende de como o fornecedor vai corrigir a nota |
Na dúvida entre dois tipos, registre a ciência e segure as manifestações conclusivas até ter certeza.
Prazos da manifestação do destinatário
Existem prazos para registrar as manifestações, contados a partir da autorização da nota. Alguns setores e algumas operações são obrigados a manifestar.
Os prazos e as obrigações mudam conforme o tipo de manifestação e o tipo de operação. Confira com o seu contador quais valem para a sua empresa.
Como fazer a manifestação do destinatário
Você registra a manifestação na SEFAZ com o certificado digital da empresa. Na prática, há dois caminhos: o serviço que a SEFAZ do seu estado oferecer, quando oferece, ou um sistema que se conecta à SEFAZ com o certificado.
O passo a passo é parecido nos dois:
- tenha o certificado digital da empresa válido;
- localize a nota pela chave de acesso ou na lista de notas emitidas contra o seu CNPJ;
- escolha o tipo de manifestação;
- escreva a justificativa, se for operação não realizada;
- envie e confira se o evento ficou registrado na nota.
Para conferir, consulte a nota pela chave de acesso no portal da NF-e e veja os eventos registrados.
Como deixar a ciência da operação automática
Fazer a manifestação nota por nota funciona com pouca compra. Quando a empresa compra peça toda semana, a ciência fica atrasada e o XML não chega.
A ciência é o tipo mais simples de automatizar, porque ela só diz que você sabe da nota.
Um sistema com o certificado A1 consulta a SEFAZ, encontra as notas contra o seu CNPJ e registra a ciência de cada uma. Com isso, o XML completo de cada nota fica disponível assim que ela aparece.
A confirmação, o desconhecimento e a operação não realizada continuam sendo decisão de uma pessoa, porque dependem de alguém conferir a peça ou a compra.
A ciência não encerra o processo. Em alguns casos a regra fiscal exige uma manifestação conclusiva (confirmação, desconhecimento ou operação não realizada) dentro de um prazo. Acompanhe as notas que ficaram só com a ciência.
Erros comuns na manifestação do destinatário
Tratar ciência como confirmação. A ciência não encerra o assunto. Ela só diz que você sabe da nota.
Confirmar antes de conferir a peça. Depois da confirmação, em regra, o fornecedor não cancela mais a nota. Se a peça veio errada, o problema fica maior.
Ignorar a nota que ninguém conhece. Uma nota sem manifestação fica no seu CNPJ. Se ninguém pediu, registre o desconhecimento.
Deixar passar o prazo. Os prazos existem e mudam por tipo de operação. Defina quem na empresa acompanha as notas e quando.
Manifestação do destinatário no Bento
No Bento ERP, você cadastra o certificado A1 e o Bento consulta a SEFAZ ao longo do dia, sozinho, e baixa as notas emitidas contra o seu CNPJ. Ele registra a ciência da operação automaticamente, o que libera o XML completo de cada nota.
A manifestação conclusiva você faz na tela da nota, pelo botão Manifestar: confirmação da operação, desconhecimento ou operação não realizada, esta com uma justificativa escrita. O botão aparece enquanto o prazo de 90 dias, contado da autorização da nota, está aberto. A lista de notas mostra o estado de cada uma e quantos dias faltam.
Com o XML, o Bento liga cada item ao produto do catálogo pelo pedido de compra, pelo histórico do fornecedor e pelo código de barras. Quando todos os itens estão ligados, o Bento cria a conta a pagar com as parcelas das duplicatas.
Daí em diante, ela entra no contas a pagar e a receber e no estoque.
Perguntas frequentes sobre manifestação do destinatário
A ciência da operação é obrigatória? A ciência é o passo que libera o XML completo. As regras sobre obrigatoriedade e prazo de cada manifestação dependem da operação. Confira com o seu contador.
Posso mudar a manifestação depois? Depois da ciência, você registra uma manifestação conclusiva: confirmação, desconhecimento ou operação não realizada. Em regra, depois da confirmação o fornecedor não consegue mais cancelar a nota. Trocar uma conclusiva por outra tem regras e prazos próprios, então confira com o contador antes de registrar.
Nota de serviço tem manifestação do destinatário? A manifestação do destinatário é da NF-e. A NFS-e segue as regras do município que a autorizou.