Boleto de fornecedor no e-mail, parcela de peça no WhatsApp, cliente que “já pagou” e não aparece no extrato. Quando as contas a pagar e receber ficam espalhadas, a empresa paga juros por esquecimento e deixa de cobrar quem deve.
O que são contas a pagar e contas a receber
Contas a pagar são as obrigações da empresa com data de vencimento: fornecedor, imposto, aluguel, folha e parcela de empréstimo. Contas a receber são os valores que clientes devem à empresa, também com vencimento: contrato, OS faturada e venda de peça.
As duas listas são a matéria-prima do fluxo de caixa projetado. Se elas estão incompletas, a projeção sai errada.
Como organizar as contas a pagar
Toda conta a pagar precisa de um registro com:
- fornecedor;
- valor e número da parcela;
- data de vencimento;
- categoria (peças, impostos, folha, aluguel);
- documento de origem (nota, boleto, contrato).
A regra que mais evita problema: a conta nasce quando a obrigação nasce. Lance a conta a pagar no mesmo dia em que a nota do fornecedor chega, com todas as parcelas. Se você espera o boleto chegar para lançar, fica mais perto da multa.
Separe pelo vencimento
Olhe as contas a pagar em três grupos:
- Vencidas: pagar hoje ou negociar hoje.
- Vencem nesta semana: conferir se o saldo cobre.
- Vencem nos próximos 30 dias: entram na projeção do caixa.
Com essa divisão, a decisão da semana fica clara: o que paga, o que segura alguns dias e com quem é preciso conversar antes do vencimento.
Como organizar as contas a receber
Cada serviço entregue precisa virar uma conta a receber com cliente, valor, vencimento e origem (o contrato ou a OS).
Na empresa de manutenção, o ponto fraco costuma estar antes do registro: a OS é concluída em campo e a cobrança fica esperando alguém do escritório lembrar.
Por isso, o controle de contas a receber começa numa pergunta simples: toda OS concluída já virou cobrança? Se a resposta depende da memória de alguém, uma parte do serviço vai ficar sem cobrar.
Para contrato recorrente, lance as parcelas do contrato inteiro de uma vez. Assim, a falta de pagamento aparece no dia seguinte ao vencimento.
Parcelas e pagamento parcial
Nas parcelas, a planilha se perde com mais facilidade. Uma compra de peças em três vezes vira três contas a pagar, cada uma com a sua data. Um serviço grande parcelado com o cliente vira várias contas a receber.
Duas regras ajudam:
- Lance cada parcela como uma linha. Assim o vencimento de cada uma aparece no dia certo.
- Registre o pagamento parcial como parcial. Se o cliente pagou parte da parcela, o saldo em aberto continua lá, com o vencimento original. Dar a parcela como paga e “lembrar da diferença” é o jeito mais comum de perder essa diferença.
Inadimplência: como olhar e o que fazer
O relatório de inadimplência responde três perguntas: quem deve, quanto e há quantos dias. Abaixo, um exemplo fictício de contas a receber de uma empresa de manutenção, com a posição do dia 15 de abril:
| Cliente (fictício) | Origem | Parcela | Vencimento | Valor | Recebido | Em aberto | Dias de atraso |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Indústria A | Contrato mensal de março | Única | 10/03 | R$ 9.000 | R$ 0 | R$ 9.000 | 36 |
| Metalúrgica B | OS 1018, troca de redutor | 2 de 3 | 25/03 | R$ 4.000 | R$ 0 | R$ 4.000 | 21 |
| Fábrica C | OS 1031, revisão de compressor | Única | 05/04 | R$ 7.500 | R$ 5.000 | R$ 2.500 | 10 |
| Indústria A | Contrato mensal de abril | Única | 10/04 | R$ 9.000 | R$ 0 | R$ 9.000 | 5 |
| Cliente D | Venda de peças | Única | 20/04 | R$ 3.200 | R$ 0 | R$ 3.200 | A vencer |
O que a tabela mostra:
- R$ 24.500 vencidos (no exemplo), quase três quartos com um cliente só. A Indústria A deve dois meses de contrato.
- A Fábrica C pagou parte. Os R$ 2.500 que faltam continuam em aberto. Sem o registro do pagamento parcial, essa diferença sumiria.
- A ordem da cobrança sai do valor e do atraso: primeiro a Indústria A, depois a Metalúrgica B, depois o saldo da Fábrica C.
Antes de abrir uma OS nova para a Indústria A, vale conversar sobre os dois meses em aberto. Aceitar serviço novo de quem já deve aumenta o valor que você financia para o cliente.
Cobrança funciona melhor com cadência combinada: contato no dia seguinte ao vencimento, novo contato na semana seguinte e conversa direta do dono quando o atraso passa de um mês. Defina a sua e siga para todos os clientes.
Rotina semanal do financeiro
Um modelo de rotina semanal para uma empresa de serviço com equipe na rua:
- Segunda: contas a pagar da semana. Liste o que vence até sexta, confira o saldo e decida o que paga e quando.
- Segunda: serviço feito e não cobrado. Confira as OS concluídas na semana anterior que ainda não viraram cobrança e faça a cobrança sair.
- Terça: cobrança. Abra o relatório de inadimplência e faça os contatos pela ordem de valor e atraso. Anote o que cada cliente prometeu.
- Quarta: notas de fornecedor. Lance as notas que chegaram, confira as parcelas com as duplicatas e o vencimento com o boleto.
- Quinta: conciliação. Bata o extrato com as contas: dê baixa no que entrou e saiu e descubra de quem é cada PIX sem nome.
- Sexta: projeção. Atualize o fluxo de caixa das próximas semanas e leve ao dono o que precisa de decisão: o pagamento que vai atrasar, o cliente que precisa de ligação.
O dia de cada tarefa pode mudar. A ordem importa: conciliar antes de projetar, e cobrar antes de decidir o que segurar.
Alertas: a parte que a planilha não faz
Numa semana corrida, ninguém abre a planilha para ver o que vence. Com o alerta, quem precisa pagar ou cobrar recebe o aviso por e-mail alguns dias antes do vencimento.
O mínimo é receber aviso da conta que vai vencer. Junto com o alerta, mantenha à vista duas listas: os recebíveis vencidos e as OS concluídas sem cobrança.
Como organizar contas a pagar e receber no Bento
O Bento ERP cuida das duas listas no mesmo lugar.
- Contas a pagar e a receber com parcelas e relatório de inadimplentes.
- Alerta por e-mail de vencimento, com os dias de antecedência que você configurar.
- Conta a pagar a partir da nota. As notas são baixadas da SEFAZ com o certificado A1. Com os itens ligados ao catálogo, a conta a pagar nasce com as parcelas das duplicatas.
- Da OS à conta a receber. Da OS concluída sai o pedido de venda. Quando você registra a nota fiscal da venda no pedido, sai a conta a receber.
- Conciliação bancária. O extrato chega pelo Open Finance. O Bento casa por valor, data e descrição. Quando a regra não acha o par, a IA sugere, e você confirma. Mais detalhes no post sobre conciliação bancária.
Se o seu caixa aperta mesmo com contas em dia, leia sobre por que a empresa fatura bem e não sobra dinheiro.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre contas a pagar e contas a receber? Contas a pagar são o que a empresa deve, com data de vencimento. Contas a receber são o que os clientes devem à empresa. Juntas, mostram o dinheiro que vai sair e entrar nas próximas semanas.
Como controlar contas a pagar e receber? Registre cada conta no dia em que a obrigação nasce, com valor, parcela e vencimento. Separe pelo vencimento, cobre os atrasados toda semana e concilie com o extrato antes de projetar o caixa.
Como reduzir a inadimplência dos clientes? Cobre no dia seguinte ao vencimento, siga a mesma cadência para todos e confira o que o cliente deve antes de aceitar um serviço novo.