O boleto do fornecedor chegou e a peça já foi usada na OS, mas a nota fiscal ficou no e-mail de alguém ou nem chegou.
Você não depende do fornecedor para ter a nota. Toda NF-e autorizada contra o seu CNPJ fica registrada na SEFAZ, e a sua empresa pode baixar o XML de lá com o certificado digital A1.
Onde fica a nota fiscal do fornecedor
Quando o fornecedor gera a NF-e, a SEFAZ autoriza a nota e guarda o registro dela. A nota fica ligada a dois CNPJs: o de quem vendeu e o de quem comprou.
Por isso a sua empresa, como destinatária, tem direito de consultar e baixar as notas emitidas contra o seu CNPJ. Isso vale mesmo que o fornecedor esqueça de mandar o e-mail com o XML.
Na prática, existem três caminhos para a nota chegar até você:
- o fornecedor manda o XML por e-mail;
- alguém consulta a nota pela chave de acesso, impressa no DANFE;
- um sistema com o certificado da empresa busca na SEFAZ todas as notas contra o seu CNPJ.
Os dois primeiros dependem de alguém lembrar. O terceiro traz também a nota que ninguém da empresa sabia que existia, como a da peça que o técnico comprou no balcão.
XML ou DANFE: qual guardar
O XML é a nota fiscal. O DANFE, aquele PDF ou papel que acompanha a mercadoria, é só uma representação impressa dela.
É no XML que estão os dados que interessam ao financeiro e ao estoque: fornecedor, itens, quantidades, valores, NCM, CFOP, impostos e as duplicatas com os vencimentos. Um sistema lê o XML direto, sem ninguém digitar.
A empresa precisa guardar o XML das notas que recebe pelo prazo que a lei exige. Confira com o seu contador qual é o prazo e como ele quer receber os arquivos.
O que é preciso para baixar as notas da SEFAZ
Certificado digital A1. É um arquivo (.pfx) que identifica a empresa perante a SEFAZ. Para a consulta automática, o A1 é o que funciona: o sistema usa o arquivo sem ninguém plugar token ou cartão no computador.
O certificado tem validade, então anote quando ele vence.
CNPJ e inscrição estadual corretos. O sistema consulta pelo CNPJ da empresa, e os dados cadastrados no sistema precisam bater com os da SEFAZ.
A manifestação do destinatário. Antes de a sua empresa se manifestar sobre a nota, a SEFAZ entrega só um resumo dela: chave, fornecedor e valor. O XML completo, com os itens, vem depois que a empresa registra pelo menos a ciência da operação.
Você encontra os tipos de manifestação e quando usar cada um no post sobre manifestação do destinatário.
Como é o processo manual
Muita empresa de manutenção ainda faz assim. Alguém abre o e-mail ou o portal, procura nota nova, baixa o XML, abre o sistema e digita fornecedor, produto, quantidade, valor unitário, CFOP e condição de pagamento. Confere, salva e passa para a próxima.
Esse processo tem três pontos fracos.
Erro de digitação vira erro no financeiro. Um zero a mais, um CFOP trocado ou um item lançado no produto errado contamina o estoque e o DRE, e o erro só aparece quando o contador pergunta.
Nota que ninguém viu vira surpresa. O técnico comprou a peça no balcão, a nota saiu contra o CNPJ da empresa e ninguém lançou. O boleto vence sem estar no contas a pagar.
Só uma pessoa sabe fazer. Se ela falta, as notas acumulam. Se ela sai da empresa, ninguém sabe por onde começar.
Como deixar a importação de NF-e automática
A captura automática troca a busca manual por uma consulta que o sistema faz sozinho. O caminho geral é este:
- instale o certificado A1 no sistema;
- confira CNPJ, inscrição estadual e estado da empresa;
- ligue a consulta automática;
- busque as notas já emitidas contra o seu CNPJ. A SEFAZ devolve só as de um período recente, e as mais antigas você pede ao fornecedor.
A partir daí, a nota de fornecedor aparece no sistema sem ninguém pedir. Quem cuida do financeiro passa a conferir em vez de digitar.
Como a nota vira conta a pagar
Baixar o XML é metade do trabalho. A outra metade é ligar cada item da nota a um produto do seu catálogo, para o estoque e o custo ficarem corretos, e criar a conta a pagar com os vencimentos certos.
O nome que o fornecedor dá para a peça quase nunca é o mesmo do seu cadastro. Por isso a primeira nota de cada item pede uma decisão: esse item do fornecedor é qual produto seu? Nas notas seguintes, a ligação já está feita.
Exemplo fictício: uma empresa de manutenção compra R$ 6.000,00 em rolamentos e correias. A nota traz duas duplicatas de R$ 3.000,00, uma para 30 dias e outra para 60 dias.
Com os itens ligados ao catálogo, a conta a pagar nasce com essas duas parcelas, sem ninguém digitar valor ou data.
Com o estoque também alimentado pela nota, a contagem física e o sistema param de discordar por falta de lançamento. Mais sobre isso no post sobre estoque.
Como baixar notas de fornecedor no Bento
No Bento ERP, você cadastra o certificado A1 e o Bento consulta a SEFAZ ao longo do dia, sozinho. Ele baixa da SEFAZ as NF-e emitidas contra o seu CNPJ. A NFS-e também entra.
O Bento registra a ciência da operação automaticamente, o que libera o XML completo. Ao ativar, ele busca as notas dos últimos 90 dias. Para uma nota mais antiga, ou um XML que o fornecedor mandou por e-mail, você envia o arquivo ao Bento.
O Bento liga cada item da nota ao produto do catálogo pelo pedido de compra, pelo histórico do fornecedor e pelo código de barras. Quando ele não acha o produto, a nota vai para “O sistema não soube decidir”, e você escolhe o produto uma vez.
Quando todos os itens estão ligados, o Bento cria a conta a pagar com as parcelas das duplicatas. O alerta de vencimento chega por e-mail com a antecedência que você escolher.
O Bento baixa as notas que a sua empresa recebe. A emissão de nota está chegando, começando pela NFS-e.
Com as contas a pagar alimentadas pelas notas, a conciliação bancária encontra o lançamento de cada boleto pago, e organizar as contas a pagar e a receber fica mais simples.
Perguntas frequentes sobre importar NF-e da SEFAZ
Preciso pedir o XML para o fornecedor? Não é obrigatório. Com o certificado A1, a sua empresa consulta na SEFAZ as notas emitidas contra o seu CNPJ e baixa o XML.
Por que só aparece o resumo da nota? Porque a empresa ainda não se manifestou. Depois da ciência da operação, o XML completo fica disponível.
Certificado A3 serve para a captura automática? O A3 fica num token ou cartão que precisa estar conectado ao computador, o que atrapalha uma consulta agendada. No Bento, a captura automática usa o certificado A1.
O que acontece quando o certificado vence? A consulta para de funcionar até você instalar um certificado válido. Renove antes do vencimento para não ficar com notas sem baixar.