O saldo do banco diz uma coisa e a sua planilha diz outra. A diferença é pequena, mas você não sabe de onde ela vem, e por isso não confia em nenhum dos dois números.
O que é conciliação bancária
Conciliação bancária é conferir cada linha do extrato do banco contra os lançamentos do seu financeiro, no mesmo período e na mesma conta. Cada entrada e cada saída do banco precisa ter um lançamento correspondente, e cada lançamento pago precisa aparecer no extrato.
Quando tudo casa, o saldo do sistema é igual ao saldo do banco. Quando não casa, a conciliação mostra a linha exata onde está a diferença.
Ela também responde perguntas do dia a dia. O cliente pagou? A conta do fornecedor saiu? O banco cobrou alguma tarifa que ninguém lançou?
Por que fazer a conciliação bancária
Todo relatório financeiro parte dos lançamentos. Se eles não batem com o banco, o fluxo de caixa e o DRE mostram números que não batem com a empresa real.
Na empresa de serviço, o problema aparece de três jeitos: o cliente com contrato paga várias notas num depósito só, o banco cobra tarifa sem avisar e o cliente paga uma parte agora e o resto depois.
Sem conciliar, cada um desses casos deixa uma diferença entre o saldo do sistema e o do banco, e ninguém sabe de onde ela veio.
Com a conciliação em dia, você sabe quem pagou, quem deve e quanto dinheiro tem de verdade. Com essa base, o fluxo de caixa e o DRE ficam confiáveis.
Como fazer conciliação bancária: passo a passo manual
Dá para fazer com o extrato e uma planilha. O método é o mesmo em qualquer ferramenta.
- Separe os dois lados. Baixe o extrato da conta no período e tire do financeiro a lista de recebimentos e pagamentos da mesma conta, no mesmo período.
- Confira o saldo inicial. O saldo inicial do extrato precisa ser igual ao saldo inicial do seu controle. Se não for, a diferença está no período anterior, e é lá que você começa.
- Marque o que bate exato. Se o valor, a data e o cliente ou fornecedor são os mesmos, risque dos dois lados.
- Marque o que bate no valor com data diferente. Boleto pago num dia e compensado no outro é normal. Confira o favorecido e risque.
- Resolva os casos difíceis. Pagamento agrupado, recebimento parcial, tarifa, juros e desconto. Cada um tem um tratamento, que você vê no exemplo abaixo.
- Lance o que falta e corrija o que sobra. Tarifa que não estava lançada entra. Lançamento duplicado sai.
- Confira o saldo final. O saldo final do extrato precisa ser igual ao saldo final do controle. Se ainda sobrar diferença, volte nas linhas não riscadas.
- Anote as pendências. Um depósito que ninguém identificou fica numa lista com data e valor até alguém descobrir de quem é.
Exemplo de conciliação bancária numa empresa de manutenção
Exemplo fictício. Uma empresa de manutenção industrial confere uma semana da conta principal. Os nomes, as datas e os valores são inventados para o exemplo.
| Data | Linha do extrato | Valor no extrato | O que está no financeiro | Situação |
|---|---|---|---|---|
| 02/09 | PIX recebido, Metalúrgica Alfa | + R$ 4.800,00 | Conta a receber da OS 112, R$ 4.800,00, vence 02/09 | Bate exato |
| 03/09 | TED recebida, Usina Beta | + R$ 7.500,00 | Duas contas a receber: OS 115, R$ 3.000,00, e OS 118, R$ 4.500,00 | Pagamento agrupado |
| 04/09 | Tarifa pacote de serviços | - R$ 89,90 | Nada lançado | Tarifa sem lançamento |
| 05/09 | PIX recebido, Frigorífico Gama | + R$ 2.000,00 | Conta a receber da OS 120, R$ 5.000,00 | Recebimento parcial |
| 06/09 | Pagamento de boleto, Distribuidora de Rolamentos | - R$ 1.236,40 | Conta a pagar de R$ 1.236,40, vence 05/09 | Bate com data diferente |
| 08/09 | Pagamento de boleto, Posto Delta | - R$ 650,00 | Dois lançamentos de R$ 650,00 para o mesmo boleto | Lançamento duplicado |
A primeira e a quinta linha são o passo 3 e o passo 4: risca e segue. As outras quatro pedem um tratamento cada.
Pagamento agrupado. A Usina Beta pagou duas OS numa TED só. Se você procurar uma conta a receber de R$ 7.500,00, não acha nada.
Some as contas abertas do mesmo cliente até chegar no valor: R$ 3.000,00 mais R$ 4.500,00. Você baixa as duas contas pela mesma linha do extrato.
Tarifa. Os R$ 89,90 saíram da conta e não existem no financeiro. Lance a despesa com a categoria de tarifa bancária no plano de contas. Se ela for parar em “outros”, o DRE esconde quanto o banco custa.
Recebimento parcial. O Frigorífico Gama pagou R$ 2.000,00 de uma conta de R$ 5.000,00. Registre o pagamento parcial e deixe o saldo de R$ 3.000,00 em aberto. O erro clássico é baixar a conta inteira e perder a cobrança do resto.
Lançamento duplicado. O boleto do Posto Delta foi lançado duas vezes. O extrato mostra uma saída só, então exclua um dos lançamentos. Sem a conciliação, o caixa do sistema fica R$ 650,00 menor que o do banco.
Depois disso, todas as linhas estão riscadas e o saldo final fecha.
Erros comuns na conciliação bancária
Conferir só o saldo. Saldo igual não garante que está tudo certo. Uma tarifa esquecida e um recebimento lançado em dobro podem se anular e esconder dois erros.
Deixar acumular o mês inteiro. Quanto mais linhas, mais difícil achar o par de cada uma. Conciliar toda semana dá menos trabalho do que uma vez por mês.
Baixar a conta inteira num pagamento parcial. A cobrança do saldo some do contas a receber e ninguém lembra de pedir.
Casar pagamento agrupado com uma conta só. Uma OS fica paga duas vezes no papel e a outra continua aberta, cobrando um cliente que já pagou.
Lançar tarifa, juros e desconto como “diversos”. O saldo fecha, mas você perde a informação de quanto paga ao banco e quanto dá de desconto.
Misturar conta da empresa com despesa pessoal. Cada PIX pessoal na conta da empresa vira uma linha sem par.
Quando a planilha deixa de dar conta
A planilha funciona enquanto o volume é pequeno e uma pessoa conhece todos os clientes. Os sinais de que ela já não basta:
- você tem mais de uma conta bancária e concilia uma de cada vez;
- clientes com contrato pagam várias notas num depósito só, toda semana;
- a conciliação só acontece no fim do mês, quando o contador pede;
- só uma pessoa sabe fazer, e o caixa para de fechar quando ela sai de férias.
Nessa hora, o ganho está em ter o extrato entrando sozinho e as contas a pagar e a receber no mesmo lugar. Se elas ainda estão espalhadas, comece por organizar as contas a pagar e a receber.
Como fazer conciliação bancária no Bento
No Bento ERP, o extrato chega pelo Open Finance. Você não precisa baixar arquivo do banco.
O Bento casa cada linha do extrato com o lançamento por valor, data e descrição. No pagamento agrupado, como o da Usina Beta no exemplo, ele procura os lançamentos que somados dão o valor da linha. Quando a regra não acha o par, a IA sugere um.
Você confere e confirma um por um ou todos de uma vez. O Bento não concilia nada sem a sua confirmação.
O relatório de inadimplentes mostra quem ainda deve.
Perguntas frequentes sobre conciliação bancária
Com que frequência fazer a conciliação bancária? O ideal é toda semana. Com menos linhas, cada diferença aparece enquanto você ainda lembra do que aconteceu.
Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa? A conciliação confere se o que está lançado aconteceu no banco. O fluxo de caixa usa esses lançamentos para mostrar entradas e saídas, passadas e previstas. Sem conciliação, o fluxo de caixa parte de números errados.
O que fazer com um depósito que ninguém identifica? Anote data, valor e o nome que aparece no extrato. Confira as contas a receber em aberto com valor parecido e pergunte aos clientes que estão para pagar. Até descobrir, deixe a linha como pendência, sem lançar como receita genérica.