Você quer saber se vai ter dinheiro para a folha no quinto dia útil sem abrir o banco três vezes por dia. Para isso, precisa de um fluxo de caixa que você consiga manter.
Se você ainda tem dúvida sobre o que é fluxo de caixa e por que ele difere do lucro, comece pelo post sobre por que a empresa fatura bem e não sobra dinheiro.
Como fazer fluxo de caixa em 6 passos
Em resumo: anote o saldo real de hoje, liste cada entrada e saída na data em que o dinheiro se mexe, separe por categoria e some o saldo dia a dia.
Depois, lance o que vai vencer nas próximas semanas e compare o previsto com o realizado toda semana.
1. Comece pelo saldo real
Some o saldo de todas as contas bancárias da empresa no dia em que você começa. Inclua a conta que só recebe boleto e o caixa físico, se ele existir. Deixe fora a conta pessoal do sócio.
2. Defina as categorias
A categoria responde “de onde veio” e “para onde foi”. Use poucas, que façam sentido para a sua operação. A lista da próxima seção serve de ponto de partida.
3. Lance o realizado pelo extrato
Cada linha do extrato vira uma linha da planilha, na data do extrato. Não use a data da nota nem a do pedido. Se recebeu um PIX sem nome, descubra de quem é antes de lançar: a linha sem origem é a que primeiro vira erro.
4. Lance o previsto
Pegue as contas a pagar e as contas a receber e lance cada uma na data de vencimento, marcada como “previsto”. Parcela de compra entra parcela por parcela. Contrato mensal entra todo mês até o fim do contrato.
5. Calcule o saldo linha a linha
O saldo de cada linha é o saldo da linha anterior, mais a entrada, menos a saída. Na planilha, é uma fórmula simples arrastada para baixo. Procure o primeiro dia em que o saldo fica negativo: até ele, você tem tempo de cobrar, negociar ou adiar um pagamento.
6. Compare previsto e realizado toda semana
Quando o dinheiro entra ou sai, troque o status de “previsto” para “realizado” e corrija o valor, se mudou. O que estava previsto e não aconteceu precisa de uma ação: cobrar o cliente, remarcar o pagamento ou refazer a projeção.
Categorias de entrada e saída de uma empresa de serviço
Para uma empresa de manutenção ou de serviço técnico, que vende serviço e peça, estas categorias cobrem quase tudo:
Entradas
- Contratos de manutenção (mensalidade do contrato)
- Serviços avulsos (OS fora de contrato)
- Venda de peças
- Sinal ou adiantamento de cliente
- Empréstimo e aporte dos sócios (separe da operação)
Saídas
- Peças e material
- Serviço de terceiros
- Folha e encargos da equipe
- Pró-labore
- Veículos e deslocamento (combustível, pedágio, manutenção da frota)
- Impostos
- Aluguel e despesas fixas do escritório
- Ferramentas e equipamentos
- Parcelas de empréstimo e tarifas bancárias
Empréstimo, aporte e compra de equipamento ficam em categorias separadas porque mexem no caixa sem dizer nada sobre a operação. Se o empréstimo entra como receita, o mês parece melhor do que foi. Essa separação é a mesma do plano de contas.
Modelo de planilha de fluxo de caixa
Copie a tabela abaixo para a sua planilha. As linhas são um exemplo fictício de uma empresa de manutenção nos primeiros 20 dias do mês, começando com R$ 20.000 no banco.
| Data | Descrição | Categoria | Entrada | Saída | Status | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01 | Saldo inicial (todas as contas) | Realizado | 20.000 | |||
| 02 | Contrato mensal, Cliente A | Contratos de manutenção | 8.000 | Realizado | 28.000 | |
| 03 | Rolamentos e correias, Fornecedor X | Peças e material | 4.500 | Realizado | 23.500 | |
| 05 | Salários da equipe técnica | Folha e encargos | 17.000 | Realizado | 6.500 | |
| 08 | OS 1042, Cliente B | Serviços avulsos | 6.000 | Previsto, atrasado | 12.500 | |
| 10 | Combustível e pedágio | Veículos e deslocamento | 2.100 | Realizado | 10.400 | |
| 12 | Parcela 2 de 3, peças do contrato D | Peças e material | 3.200 | Previsto | 7.200 | |
| 15 | Contrato mensal, Cliente C | Contratos de manutenção | 12.000 | Previsto | 19.200 | |
| 20 | Guia de impostos | Impostos | 5.400 | Previsto | 13.800 |
Como usar:
- Data: o dia em que o dinheiro se mexe ou vai se mexer.
- Categoria: sempre uma da lista fixa. Não use “diversos”.
- Status: “Realizado” só depois de conferir no extrato.
- Saldo: fórmula da linha anterior + Entrada − Saída.
Repare na linha do dia 8. A OS 1042 está atrasada. Se o Cliente B não pagar até o dia 12, o saldo desse dia cai para R$ 1.200 (valor do exemplo). Com a planilha, você vê o aperto com dias de antecedência e ainda tem tempo de ligar para o cliente.
Fluxo de caixa diário ou mensal
O diário mostra o saldo de cada dia. Ele serve para a gestão das próximas semanas: saber se o dinheiro do contrato entra antes da folha e qual pagamento dá para segurar alguns dias. Para empresa com saldo apertado, é o que mais ajuda.
O mensal soma as categorias por mês. Ele serve para enxergar tendência: o mês em que os impostos pesam mais, o trimestre em que os contratos renovam, o mês do 13º. É a visão para planejar compra de equipamento ou contratação.
Use os dois. O diário cobre as próximas quatro a seis semanas. O mensal cobre os próximos meses, com menos detalhe.
Como fazer o fluxo de caixa projetado
O projetado é a parte do modelo marcada como “previsto”. Para ele ser confiável:
- Lance todas as contas a pagar, inclusive as que não são mensais: 13º, férias, IPVA, seguro da frota.
- Lance as contas a receber na data de vencimento e trate o cliente que costuma atrasar com cuidado. Se ele paga sempre com duas semanas de atraso, projete com o atraso.
- Lance o contrato recorrente até o fim da vigência, e não além.
- Refaça a projeção toda semana. Uma projeção de três semanas atrás mostra um saldo que já mudou, e você decide em cima dele.
A qualidade do projetado depende das contas a pagar e receber estarem em dia. Se elas estão atrasadas, a planilha projeta um caixa que não vai existir.
Erros comuns na planilha de fluxo de caixa
- Lançar pela data da nota. O fluxo de caixa usa a data do dinheiro. A nota de março paga em abril entra em abril.
- Misturar conta pessoal e da empresa. O saldo deixa de bater com o banco e ninguém sabe mais qual número é o verdadeiro.
- Não conferir com o extrato. Se o saldo da planilha difere do saldo do banco, a planilha está errada.
- Deixar a categoria “outros” crescer. Quando ela vira uma das maiores linhas do mês, o relatório perde o sentido.
- Contar recebível atrasado como certo. Dinheiro vencido e não pago entra como previsto, com a observação do atraso.
- Lançar empréstimo como receita. O mês parece bom e a dívida fica escondida.
Sinais de que a planilha parou de dar conta
A planilha funciona bem no começo. Ela passa a atrapalhar quando:
- alguém gasta horas por semana batendo o extrato linha a linha;
- as notas de fornecedor chegam e alguém digita item por item e parcela por parcela;
- o saldo da planilha difere do banco e ninguém acha a diferença;
- só uma pessoa sabe mexer na planilha, e quando ela tira férias o fluxo para;
- a empresa tem mais de uma conta bancária, ou mais de um CNPJ.
Nesse ponto, o trabalho de manter a planilha passa a competir com o trabalho de cobrar e pagar.
Como fazer fluxo de caixa no Bento
O Bento ERP monta o fluxo de caixa a partir do que já acontece no financeiro.
- O DFC sai dos lançamentos no modo diário ou mensal, com saldo de abertura e de fechamento. Cada conta do plano de contas tem a sua categoria de DFC, que faz o papel da coluna “Categoria” do modelo.
- O extrato chega pelo Open Finance. O Bento casa os lançamentos por valor, data e descrição. Quando a regra não acha o par, a IA sugere, e você confirma um por um ou todos de uma vez. Detalhes no post sobre conciliação bancária.
- O Bento baixa as notas de fornecedor da SEFAZ com o certificado A1. Com os itens ligados ao catálogo, ele cria a conta a pagar com as parcelas das duplicatas.
- Contas a pagar e a receber têm parcelas e alerta de vencimento por e-mail, com os dias de antecedência que você escolher.
- A Lilu, a IA do Bento, lê o DRE e o fluxo de caixa e escreve o que mudou no período.
Perguntas frequentes
Como fazer um fluxo de caixa simples? Anote o saldo real de hoje, lance cada entrada e saída na data em que o dinheiro se mexe, com uma categoria, e calcule o saldo linha a linha. Depois, acrescente as contas que vão vencer, marcadas como previstas.
Quais colunas uma planilha de fluxo de caixa precisa ter? Data, descrição, categoria, entrada, saída, status (previsto ou realizado) e saldo. Com essas sete colunas você tem o realizado e o projetado na mesma tabela.
Fluxo de caixa diário ou mensal: qual usar? Os dois. O diário mostra se vai ter dinheiro nas próximas semanas. O mensal mostra a tendência e ajuda a planejar os próximos meses.